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2012 ManicTime review

As 2012 ended, I wanted to take a look back at this year and review my computer usage/consumption in order to reduce time wasting activity. That time should be channeled into more meaningful activities like learning a new language, improving my current skills, practicing piano and more.

The following data has been collected from August 11, 2012 to December 31, 2012. There is about 14 days which do not have any data (application was closed).

The data covers my computer usage with over 966.21h of active usage. During the period for which I collected data, the computer was also powered off for 1686.30h and left unused (away) for approximately 58.04h.

If we account 2 months of 31 days + 2 months of 30 days + 20 days (August) – 14 days without data = 128 days of data. This would average to 7.55h/day of active computer usage. The way it is currently “structured” however is that computer usage during the week is about 4-5h/day while on the week-end, it is about 12h/day.

This sounds a bit high, but there’s a reason to this. I’m not ACTIVELY using the computer for all that time. In ManicTime, the computer is considered active if the computer is being used at least once within a 60 minutes time frame. This means I could potentially be using the computer for 1 minute (or less) every hour and it would count as an active usage of 1h. But for the sake of this review, I’ll consider myself as a computer addict (which I am) and will count every minute as an active minute.

The following top 10 items accounts for 876.18h out of the 966.21h of active usage of the computer.

Application Hours
Google Chrome 457.76
Remote Desktop Connection 179.11
League of Legends (TM) Client 72.69
VLC media player 62.9
HexChat 35.81
Free Alarm Clock 15.02
mRemote 14.9
Sublime Text 2 14.56
Windows Explorer 12.13
Torchlight II 11.3

On first sight we can see that I spend a lot of time browsing the web. I do various things on there and since it is the biggest chunk of my time, it is worth looking at what I do exactly on the web. The following table is the top 10 websites I’ve spent time on.

Web activity

Website Hours
www.reddit.com 165.53
www.jolteon.net 19.33
www.youtube.com 17.51
docs.google.com 12.79
-confidential- 12.66
www.twitch.tv 9.34
www.google.ca 8.18
en.wikipedia.org 4.92
www.facebook.com 4.81
mail.google.com 4.08

This covers 259.15h out of 457.76h (56.6%) spent in Chrome. This means that I have a long-tail (a list of many different websites which I visit for a brief period) of 198.61h. The major time consumer here is www.reddit.com, which accounts for 36.2% of my time browsing. Even though reddit is a news/media website (useful for staying up to date with world events, not sure I do that…), it also contains a lot of content which I would categorize as time wasters: funny pictures, pictures of cats, videos as well as discussions about topics of interests (computer science, software engineer, robotics, electronics, etc.). I spent about 1.3h/day during the 128 days for which I collected data, which I find to be quite a lot.

As for the other sites, here’s a couple of notes:
www.jolteon.net: This is a bug tracker I use to track new features/bugs where I work. It serves as a personal system for me to track these issues. I use it frequently to update task statuses as well as enter anything that I may have forgotten to add during the day. I also like to review it frequently to remind myself of what is left to work on (and let my mind figure that out while I sleep)
www.youtube.com: I often get on youtube because of reddit. I enjoy watching documentaries which last from 30-45 minutes on average.
docs.google.com: I’ve spent some time writing documents in Google Docs simply because it allowed me to share them with others so they could review my work.
-confidential-: This is a website I use to manage “things” for work. I generally go there every day and it takes me from 5-15 minutes on average.
www.twitch.tv: Watching streamers of Starcraft 2 and LoL for a while.
www.google.ca: Looks like I spend a lot of time searching…
en.wikipedia.org: Whenever I don’t know something about a subject of interest, wiki is a good source (generally…)
www.facebook.com: Checking that everyone I know is still alive
mail.google.com: Because I like spam

Back to the apps

If we go back to the applications I use, the next in the list is Remote Desktop Connection. I use Remote Desktop Connection to connect to my PC at work so that I can do some work from home. As you can see, I have spent almost 1.44h/day working remotely. Considering that I am not a “work at home” employee, I find this to be outrageously high. I would like to see this be as close as possible to 0h/day.

Next is League of Legends (TM) Client. I’ve recently been interested in the game and started to play it on a more regular basis. I would like to keep this at around 1h/day or lower.

I’ve used VLC media player to watch series as well as movie on my PC. Series are 20-45 minutes while movies varies from 1h30 to 3h30. I’d say that about 225h/year looks like an acceptable amount of time spent on this.

I’ve stopped using MSN to chat with friends. My main communication channel is now through IRC, for which I use the HexChat client. I want to spend a maximum of 1h/day on communication though.

I’m not too sure why Free Alarm Clock is part of the top 10. I believe this has to do with the note I wrote at the beginning mentioning that ManicTime would consider a program active if there was some movement on the screen in the last 60 minutes. Since Free Alarm Clock was set to show up (and take focus) every hour, it is quite possible that it simply appeared from time to time while I was away and “sucked” the time out of whatever was running in the background.

mRemote is another application I used briefly to do remote desktop. Since it doesn’t support multiple monitor remoting, I’ve stopped using it.

Sublime Text 2 is my text editor of choice. I haven’t spent a lot of time in it since August mainly because I haven’t been doing any coding at all in the past few months.

Windows Explorer Some time spent searching for files on my PC!

I’ve played through the whole campaign of Torchlight II, which was pretty awesome! I’d be really happy to try multiplayer with some willing friends to see what the end content is like (single player end of game content was pretty funny, but playing it alone wasn’t very satisfying for me).

Conclusion

The important part of this process, other than reviewing what time was spent on this year, is to decide new objectives going forward. This means deciding what should be cut down, reduced, increased or added. For each application I’ve already determined what was my goal/limits thus I simply need to make sure I follow them. A monthly review should be sufficient.

Recommandations

  • Reduce reddit usage below 1h/day
  • Reduce/cut time spend doing remoting for work
  • Redistribute free time on learning activities and skills improvement

Daniel Pink – Motivation

Protected: La motivation

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Getting things done

Objectif
J’écris ce message dans le but d’aider plusieurs d’entre mes amis qui semblent avoir des difficultés à se pousser à accomplir certaines tâches. Il s’agit ici d’une méthode élaborée par David Allen, l’auteur du livre Getting Things Done. GTD est une méthode simple qui a pour objectif de regrouper l’ensemble de ses tâches pour ensuite les sous-diviser en sous-tâches qui seront facilement accomplies. La méthode que je présente ici est tirée de cette méthode, mais plus spécifique aux tâches de nature

À prendre avec un grain de sel
Toutefois, je dois vous avertir. Bien que la méthode ait pour objectif de vous aider à focuser sur votre travail, il peut arriver que de la surutiliser puisse mener à une démotivation. En effet, si vous en venez à décortiquer vos tâches en une centaine de petites tâches, vous vous rendrez alors compte que vous en aurez pour un bon moment avant d’avoir fini. L’idée ici est simplement qu’il vous faudra être persistant et patient. Puisque vous avez un plan, vous serez donc en mesure de vous approcher peu à peu de votre objectif final. Il est sûr que ce n’est peut-être pas aussi excitant que d’accomplir quelque chose d’un coup, mais si vous ne faites rien de tous vos petits moments passés à ne rien faire, vous pourriez accomplir pas mal de travail et être possiblement plus satisfait.

Ce que je tente de dire ici, c’est simplement qu’un gros projet ne s’accomplit pas de lui-même. Aussi, même si votre projet s’étale sur plusieurs jours/semaine/mois/années, et qu’il se complète, cela est déjà beaucoup mieux que de n’avoir jamais rien fait de son temps (je parle spécifiquement à ceux qui regardent trop Facebook pour perdre leur temps ou encore YouTube, mais pas ceux qui ont des objectifs spécifiques envers ceux-ci).

GTD, en gros
Bref, revenons sur le sujet. GTD est composé d’un ensemble d’étapes:

  1. Rassembler toutes les tâches qui doivent être accomplies
  2. Définir le type de tâches
  3. Former un plan d’action
  4. Agir (ou déléguer)

À la base, GTD s’applique sur des documents format papier. Il permet de définir ce qu’on doit faire pour toute “donnée”, que ce soit un chèque, une lettre d’un ami, le besoin d’acheter une lampe, un livre, des questions que l’on se pose, etc. Tout ce qui est dans notre tête et qui perturbe notre focus mental devrait être écrit sur une feuille de papier. Il est suggéré que d’écrire nos pensées sous forme papier libère l’esprit et je suis de cet avis. De cette manière, vous savez que vous avez un endroit où cette pensée se trouve et vous serez en mesure de repasser dessus à un moment donné.

Passons donc à chacune des étapes et voyons ce qui doit être accompli.

Voici quelques aides-mémoire qui pourrons rapidement vous remémorer les quelques concepts imports de la méthode.

Rassembler toutes les tâches qui doivent être accomplies
Premièrement, il s’agit de mettre à un même endroit toutes les tâches qui doivent être résolues. Un endroit commun a pour objectif de permettre à notre esprit d’être à l’aise avec le fait que certaines pensées ne seront plus transportées avec nous à longueur de journée.

Commencez donc par faire une liste de toutes les tâches que vous avez à faire pour les prochains jours, puis les prochaines semaines et ainsi de suite. Par la suite, demandez-vous quels sont les problèmes que vous avez actuellement et qui perturbent votre focus lorsque vous essayez de travailler. Finalement, regroupez toutes les lettres, textes, messages et autres sur lesquels vous devez poser une action (ou pas). On fait ça pour pouvoir ensuite passer à travers et déterminer ce qu’on doit faire de chacun des items.

Définir le type des tâches
Pour chacun des items que l’on a, on doit décider de quel type de tâche il s’agit. Est-ce un item qu’on doit éliminer? Garder pour être revue plus tard (on ne peut rien faire pour cette tâche actuellement) ou encore un item qui doit être gardé comme référence?

Si on peut s’en débarrasser, alors on le jette et on ne se pose plus de question.
Si on doit le revoir plus tard, on le transfère dans la pile à être revue. Vous pouvez définir comment vous voulez revoir vos documents (chaque jour/mois/semaine/etc).
Si l’item est gardé comme référence, il faut s’assurer de bien le classer. Un document mal classé est l’équivalent de ne pas avoir de document et aussi bien l’avoir jeté.

Former un plan d’action
Pour chacune des tâches qui nécessitent une action de votre part, vous pouvez définir un plan d’action. Il s’agit ici de lister les grands points de la tâche que vous aurez à accomplir. Dans mon cas, j’aime bien définir l’ensemble de la tâche à accomplir et si certains éléments sont à ajouter, je le fait au fur et à mesure. La méthode GTD elle, dit simplement de définir quel doit être la prochaine tâche que vous devez accomplir afin de faire avancer votre tâche.

Je préfère définir la tâche au complet car cela me permet de déceler les problèmes plus tôt et ainsi faire une planification. L’objectif est de me permettre d’optimiser ce que j’accomplis. Si je suis en mesure de définir un ensemble de tâches qui peut être accompli d’un coup à un même endroit, alors je viens de me sauver beaucoup de temps. Un exemple grossier serait une personne qui fait une liste d’épicerie avant d’y aller. À l’opposé, ne pas faire une liste, et aller à l’épicerie, item par item, ne serait aucunement efficace. Bien que l’exemple soit bête, c’est un très bon exemple de compactage d’activités.

Agir (ou déléguer)
Avec votre prochaine action de définie, il ne vous reste plus qu’à faire celle-ci. Une tâche ne peut tristement pas s’accomplir par elle-même et il vous faudra donc mettre les efforts requis pour la mener à terme. En ayant suivi ces étapes, vous vous sentirez probablement un peu mieux de savoir que votre projet avance, même si ce n’est qu’à petits pas.

Dans mon cas, j’ai adopté cette mentalité surtout puisque j’ai remarqué que je perdais beaucoup de mon temps à ne rien “effectuer” du tout. Naviguer sur Internet de part et d’autre sans aucune raison, lire des articles sur l’informatique sans objectif précis, avoir des discussions sans but sont quelques-uns des exemples de ce que je faisais. Et je ne suis pas fier de dire que c’était du temps bien employé.

Conclusion
Avec un peu de travail, même un 5 minutes par jour, on peut accomplir vraiment beaucoup de travail. Je crois qu’il vous faut voir à long terme, et arrêter de vouloir tout de suite. Par exemple, 5 minutes par jour pour apprendre une langue, ça représente 30h d’apprentissage par an. Ce n’est peut-être pas beaucoup, mais sachant qu’un enfant commence généralement à apprendre l’anglais vers la troisième année du primaire et à s’en servir tous les jours (écouter la télévision ou encore servir des clients anglais) vers le secondaire 5, ça fait presque 8 ans d’apprentissage, et donc 240h. Vous voyez, avec le temps, les choses peuvent prendre beaucoup d’envergure, enfin, seulement si on leur en donne.

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